Óscar Iván Zuluaga Castillo
Comunicador Social, Esp. Gerencia de Mercadeo
Si alguna vez en su empresa usted ha escuchado frases como: ¿quién dijo eso?, yo no sabía, a mí no me avisaron, ¿por dónde enviaron eso?, yo pensé que, yo supuse que, yo lo que entendí fue que; o ha enviado correos con información importante y sus destinatarios no le contestan nada, y queda ahí como en el limbo sin saber si lo leyeron o lo entendieron o qué va a pasar; es posible, mi querido amigo, que su empresa haga parte de la lista incalculable de organizaciones en el mundo que tienen problemas de comunicación.
Lo más grave no es tener problemas de comunicación, porque los problemas de comunicación han existido, existen y existirán, el inconveniente realmente es no hacer nada para solucionarlos, y no tener -o por lo menos pensar- en la construcción de un plan de comunicaciones que permita gestionar la comunicación organizacional.
La comunicación organizacional no es un tema exclusivo de grandes multinacionales, la comunicación es un tema que debe ser prioridad en cualquier empresa, pequeña o mediana, por una sencilla razón: ¡Es imposible no comunicar!
Un estudio realizado en la Universidad Sergio Arboleda por Jorge Aguilera -PH en Comunicación- en 210 empresas de 8 países de Latinoamérica asegura que el 80 por ciento de los problemas de una empresa son de comunicación, lo que pasa es que les ponemos otro nombre. Ejemplo: aquí hubo un problema financiero, aquí hubo un error de logística, pero si uno se devuelve paso a paso averiguando qué fue lo que pasó identificará que lo que hubo fue un error de comunicación: Ejemplo: Si el problema fue financiero, fue porque la persona que debía invertir no sabía de cuánto era el valor ; o no lo tenía claro; o la persona que tenía que dar la información no se la dio porque erróneamente pensó que él ya la sabía, o si se la dio, no verificó que había entendido, etc.
Con la comunicación organizacional sucede lo mismo que con el medio ambiente: nadie niega su importancia, pero son muy pocos quienes hacen algo por contribuir con la causa. Ejemplo: uno le pregunta a cualquier persona si considera que el medio ambiente es importante, y todas contestan que sí, pero si les pregunta seguidamente, si reciclan en sus casas, ahorran agua, o si alguna vez han botado papeles a la calle, el silencio es absoluto…. En comunicaciones el libreto es igual: uno pregunta: ¿ para usted es importante la comunicación en su empresa?: claro, responden, y entonces uno pregunta de nuevo: ¿usted contesta los correos que recibe indicando que los recibió?, ¿se preocupa por verificar que su receptor entendió lo que usted quería comunicar de forma oral o escrita?, ¿es claro, asertivo, y oportuno cuando se comunica?, ¿cuando no entiende algo, pregunta, porque sabe que si no lo hace es muy difícil que pueda hacer llegar el mensaje correctamente?,…. y adivinen ?, otra vez aparece el silencio absoluto.
El primer paso para cambiar la historia es darle a la comunicación la importancia que se merece, y que todas las empresas reflexionen sobre cómo se están comunicando, y cómo se están desarrollando sus procesos de comunicación orales y escritos. Luego, vendrán los diagnósticos, la construcción de políticas que guíen a los colaboradores sobre cómo deben ser lo procesos de comunicación de la empresa, establecer qué tan efectivos son los medios de comunicación que existen en su organización, cuál es el que más usan y cuál es el más efectivo. Recuerden que más medios no significa mejor comunicación, y menos medios tampoco es sinónimo de menor comunicación.
En el momento que se haga, con seguridad se identificarán errores y se tratarán de no volverlos a cometer. Comunicarse es fácil, hacerlo bien no, dice el argentino Alejandro Formanchuk, uno de los referentes de Comunicación Organizacional más importantes del mundo.
Y es que realmente no es fácil. Recuerden que entre lo que pienso, lo que quiero decir, lo que creo decir, lo que digo, lo que quieres oír, lo que oyes, lo que crees entender, y lo que entiendes, existen 8 posibilidades de no comunicarnos.